Archiefkast vs digitaal dossier

Steeds meer bedrijven gaan over op het digitaal bewaren van documenten. Dit heeft voordelen, zoals minder papier verspillen, het milieu sparen, ruimte besparen en eenvoudige toegang tot documenten vanaf elke werkplek. Hoe zit het dan met een digitaal dossier? Wanneer is een archiefkast kopen verstandig en wanneer moet je kiezen voor een digitaal dossier? Lees er hier meer over!

De traditionele archiefkast

Digitaal is niet altijd de beste keuze, vooral niet voor documenten die juridisch geldig moeten zijn. Je kunt papieren documenten op verschillende manieren bewaren, zoals ordners, hangmappen en ordnerdozen. Dit is afhankelijk van hoe vaak je ze nodig hebt. Hangmappen vind je vaak in dossierkasten, terwijl archiefkasten of -rekken gebruikt worden voor ordners en ordnerdozen. Het is slim om eerst goed te bekijken hoe informatie en documenten binnen jouw bedrijf stromen voordat je kiest tussen papieren, digitale of een combinatie van archiveringsmethoden.

Digitaal: veiligheid eerst

Een van de redenen om (gedeeltelijk) over te stappen naar digitaal archiveren is de veiligheid. Fysieke archiefkasten kunnen kwetsbaar zijn voor brand, waterschade en ongeoorloofde toegang. Digitaal archiveren met behulp van Document Management Systemen (DMS) biedt dus veel meer beveiliging, vooral wanneer er een cloudoplossing wordt gebruikt. In de cloud worden gegevens op meerdere plaatsen opgeslagen. Hierdoor zul je dus geen documenten verliezen door brand of waterschade. Daarnaast maakt de hoge beveiliging zoals tweefactorauthenticatie het bijna onmogelijk voor onbevoegden om toegang te krijgen tot gevoelige informatie.

De voordelen van digitaal archiveren

Een groot voordeel van digitaal archiveren is dat je informatie snel en eenvoudig kunt vinden en beheren. In een fysieke archiefkast kan het een hele klus zijn om specifieke documenten op te sporen, maar met digitaal archiveren kun je ze in een oogwenk vinden. Het bewaren van documenten en e-mails wordt ook heel simpel, en het delen van informatie en samenwerken gaat moeiteloos. Dit is vooral handig in kantoren of werkplaatsen waar veel wordt samengewerkt en informatie wordt gedeeld. Je kunt documenten gemakkelijk delen met collega’s die daar toestemming voor hebben, en met toegangsrechten kun je ervoor zorgen dat alleen de juiste mensen bepaalde documenten kunnen bekijken. Dit komt goed van pas bij bedrijven waar documenten door meerdere mensen beoordeeld worden en waar beslissingen genomen moeten worden. Conclusie? Je hebt archiefkasten zeker nog nodig voor bepaalde documenten die binnen handbereik moeten zijn en die wegens juridische redenen fysiek moeten zijn, maar combineer dit met digitaal archiveren om ook daar de voordelen van te plukken!